Servizi della segreteria contabile

Ubicazione    La Segreteria contabile è situata nell'edificio 00210 (ex centro interchimico), I piano, stanza n. 00210 01 149, 150 e 151

Descrizione del Servizio     Il gruppo operativo della segreteria contabile è composto da 8 persone. La Segreteria Contabile gestisce:

  • bilancio e contabilità (ordini, pagamento fatture, pagamento assegnisti di ricerca e co.co.co., pagamento missioni, fondo economale, iscrizioni a convegni e società scientifiche)
  • adempimenti fiscali (IVA, dogana); procedure di gara e appalto dei servizi
  • gestione e rendicontazione dei progetti di ricerca e di formazione alla ricerca
  • gestione degli inventari

Destinatari     docenti, personale tecnico amministrativo, assegnisti, dottorandi, ospiti, amministrazione centrale e strutture di Ateneo

Gruppo Operativo       Emanuela Andreose, Giulia Avitabile (in aspettativa fino al 31/08/2018), Stefania Borin, Barbara Boscaro, Melania Brolis, Roberta Dainese, Silvia Guerzoni, Gessica Solin

Referente per eventuali reclami e gestione criticità   Emanuela Andreose e Segretario di Dipartimento

Responsabile del Servizio   Segretario di Dipartimento

Giorni e Orari di Apertura       Front office: Martedi e Giovedi dalle 10:00 alle 13:00

Mail del Servizio       contabile.chimica@unipd.it


Presa in carico dell'ordine on line, acquisizione DURC, CIG, e event. dichiarazioni fornitori non schedati, creazione ordine in UGOV, predisposizione firme e fax

Personale di riferimento   Front Office

Tempi di Erogazione  7 Giorni

Continuità del Servizio   Garantita dal gruppo operativo

Gestione delle Emergenze   Garantita dal gruppo operativo


Presa in carico dell'ordine on line, stesura determina a contrarre se di importo superiore a 10.000 euro, RDO,  acquisizione Durc, CIG, e event. Dichiarazioni fornitori non schedati, creazione ordine in UGOV, predisposizione firme e invio ordine

Personale di riferimento   Front Office

Tempi di Erogazione  15÷20 Giorni

Continuità del Servizio   Garantita dal gruppo operativo

Gestione delle Emergenze   Garantita dal gruppo operativo


Presa in carico dell'ordine on line, verifica della fattispecie dell'acquisto relativamente al codice appalti, eventuale indagine pubblica e/o dialogo tecnico, apertura della scheda SIMOG; stesura della bozza del verbale per il Consiglio di Dipartimento, stesura della documentazione di gara (anche in collaborazione con altri servizi o con il docente richiedente), pubblicazione della gara in MEPA o fuori MEPA; analisi delle offerte ed espletamento delle pratiche amministrative; nomina commissione e stesura del verbale; aggiudicazione provvisoria e definitiva; stipula contratto e pubblicazione dello stesso; chiusura della scheda SIMOG

Personale di riferimento   Melania Brolis, Gessica Solin

Tempi di Erogazione  40-70 giorni dalla approvazione in Consiglio di Dipartimento, a seconda della fattispecie di gara

Continuità del Servizio   Melania Brolis, Gessica Solin

Gestione delle Emergenze   non prevista


Presa in carico dell'ordine on line, stesura determina a contrarre, acquisizione CIG, e event. dichiarazioni fornitori non schedati, creazione ordine in UGOV, predisposizione firme e invio ordine

Personale di riferimento   Gessica Solin

Tempi di Erogazione  7÷10 giorni 

Continuità del Servizio   Melania Brolis

Gestione delle Emergenze   Emanulea Andreose


Gestione contatti con lo spedizioniere al fine di fornire le dichiarazioni richieste riguardanti caratteristiche dei prodotti importati sottoscritte dal Direttore e da sottoporre alla Dogana. Gestione degli acconti delle spese di Dazi ed eventuali altri oneri ed Iva anticipati dallo spedizioniere mediante fondo economale prima e sistemazione delle operazioni di uscita cassa  in Ugov.

Personale di riferimento   Melania Brolis, Gessica Solin

Tempi di Erogazione   Variabile 

Continuità del Servizio   Melania Brolis, Gessica Solin

Gestione delle Emergenze   Emanulea Andreose


Stesura capitolato tecnico (anche in collaborazione con altri servizi) e amministrativo, RdO, stipula

Personale di riferimento   Melania Brolis, Gessica Solin

Tempi di Erogazione  circa 30 giorni

Continuità del Servizio   Melania Brolis, Gessica Solin

Gestione delle Emergenze   non prevista


Gestione fattura elettronica, raccolta del documento di trasporto e conformità, verifica DURC/equitalia, verifica conto corrente dedicato, elaborazione fattura UGOV, emissione ordinativo e trasmissione all'Amm.ne centrale

Personale di riferimento   Stefania Borin, Silvia Guerzoni

Tempi di Erogazione  20 giorni

Continuità del Servizio   Stefania Borin, Silvia Guerzoni

Gestione delle Emergenze   Melania Brolis


Raccolta della richiesta al front office e dell'autorizzazione del Direttore, inserimento della pratica in UGOV con emissione dell'ordinativo e trasmissione alla Amministrazione Centrale

Personale di riferimento   Front Office

Tempi di Erogazione  7 giorni dalla data di consegna della richiesta

Continuità del Servizio   Silvia Guerzoni

Gestione delle Emergenze   garantita dal gruppo operativo


Previo assenso del Segretario di Dipartimento, consegna della richiesta di pagamento in contabilità

Personale di riferimento   Melania Brolis

Tempi di Erogazione  1 giorno

Continuità del Servizio   non prevista

Gestione delle Emergenze   Marco Agnello


Carico bene da fattura; controllo categoria inventariale corretta; carico bene diretto nei casi in cui non si possa direttamente da fattura,  fondo economale o generico di uscita. Controllo patrimoniale di fine anno; chiusure, stampe bilancio a scalare, situazione inventario e pospetto inventario. Ricezione etichette dal Servizio Patrimonio e consengna ai possessori bRaccolta richieste di scarico da vari servizi del Dipartimento; inserimento nel programma gestionale, presentazione elenco beni da scaricare in Consiglio di Dipartimento, collaborazione con il servizio Sicurezza e Prevenzione (dott.ssa Campadello) e il Servizio Tecnico per lo spostamento fisico del malteriale obsoleto o guasto. Contatti con il Servizio Patrimonio a

Personale di riferimento   Barbara Boscaro a, Silvia Guerzoni b

Tempi di Erogazione  Carico 10 giorni ricevimento fattura, scarico semestrale

Continuità del Servizio   Barbara Boscaro, Silvia Guerzoni

Gestione delle Emergenze   Non prevista


Ritiro dell'incarico di missione per l'autorizzazione del Direttore;  Richiesta di rimborso , verifica della documentazione giustificativa a supporto; inserimento della missione nel sistema gestionale con emissione dell'ordinativo e trasmissione alla Amministrazione Centrale; Anticipi e quote di iscrizioni: raccolta della richiesta e dell'autorizzazione del Direttore, inserimento della pratica in ugov con emissione dell'ordinativo e trasmissione alla Amministrazione Centrale

Personale di riferimento   Front Office

Tempi di Erogazione  Incarico 2÷3 giorni; rimborso 30 giorni dalla richiesta; anticipi 7 giorni dalla richiesta

Continuità del Servizio   garantita dal gruppo operativo

Gestione delle Emergenze   garantita dal gruppo operativo


Telefonia fissa: modifiche assegnazioni e abilitazioni, censimento e verifica linee telefoniche, ripartizione spese personali  (in collaborazione con segreteria di direzione). Telefonia mobile: gestione contabile contratto e rapporti col fornitore; liquidazione fatture e ripartizione spese tra i gruppi di ricerca; gestione cessazioni e modifiche contrattuali (in collaborazione con Segreteria di Direzione).

Personale di riferimento   Melania Brolis

Tempi di Erogazione  1 giorno

Continuità del Servizio   Segreteria di Direzione

Gestione delle Emergenze   Segreteria di Direzione


Consegna documentazione e ritiro rimborso presso il front office dopo la verifica contabile 

Personale di riferimento   Front Office

Tempi di Erogazione  2÷5 giorni

Continuità del Servizio   Gessica Solin

Gestione delle Emergenze   Gessica Solin


Raccolta dati dei servizi pagati anticipatamente dal dipartimento (magazzino, telefonia fissa e mobile, fotocopie, risme carta, spedizioni, prelievi azoto, soffieria, officina, lab. Elettronica), elaborazione dati con suddivisione spese per gruppi di ricerca, comunicazione ai docenti, operazioni di addebito sui fondi di ricerca, emissione note di addebito per enti esterni

Personale di riferimento   Silvia Guerzoni, Roberta Dainese

Tempi di Erogazione  semestrale

Continuità del Servizio   Melania Brolis

Gestione delle Emergenze   Non prevista


Compilazione lettere invito da parte del docente e modulo per rimborso spese o compenso da far firmare al direttore per autorizzazione, compilazione moduli fiscali, notula (solo per seminari) e copia documento identità dell'ospite, se straniero richiesta codice fiscale tramite servizio Amm.ne Centrale, inserimento incarico in Ugov con emissione dell'ordinativo e trasmissione all'Amm.ne Centrale.

Personale di riferimento   Stefania Borin

Tempi di Erogazione  previa verifica dei fondi disponibili,  per ospite italiano 7÷10 giorni,  per ospite straniero 7÷10 giorni dal rilascio del Codice Fiscale

Continuità del Servizio   Gessica Solin

Gestione delle Emergenze   Non prevista


Presa in carico della documentazione da parte della Segreteria Scientifica, inserimento contratto e pagamento del corrispettivo nelle rate prestabilite con emissione compensi, ordinativo di pagamento e trasmissione all Amministrazione Centrale; Presa in carico della documentazione da parte della Segreteria Scientifica, inserimento contratto e pagamento del corrispettivo nelle rate prestabilite con emissione dei compensi, ordinativo di pagamento e trasmissione all Amministrazione Centrale

Personale di riferimento   Stefania Borin

Tempi di Erogazione  10 giorni dalla data di scadenza della mensilità prevista nel contratto

Continuità del Servizio   Gessica Solin

Gestione delle Emergenze   Non prevista


Verifica della disponibilità dei fondi alla richiesta di attivazione dell'assegno; alla firma del contratto viene registrato il costo nel gestionale in attesa della richiesta di trasferimento delle somme all'Amministrazione Centrale

Personale di riferimento   Gessica Solin

Tempi di Erogazione  variabile

Continuità del Servizio   Stefania Borin

Gestione delle Emergenze   Non Prevista


Verifica della disponibilità dei fondi, verifica della documentazione avuta dalla Segreteria Didattica, inserimento contratto nel sistema gestionale con emissione ordinativo di pagamento e trasmissione all'Amministrazione Centrale

Personale di riferimento   Stefania Borin

Tempi di Erogazione  7 giorni dal ricevimento della documentazione dalla Segreteria Didattica

Continuità del Servizio   Gessica Solin

Gestione delle Emergenze   Non prevista


Supporto alla gestione contabile dei progetti fino ad arrivare alla rendicontazione e succevisi audit. Verifiche periodiche del disponibile per voci di spesa, controllo della corretta imputazione delle spese, monitoraggio delle scadenze di fatturazione, predisposizione del rendiconto finale secondo le regole specifiche del singolo progetto.

Personale di riferimento   Ogni progetto viene assegnato ad un referente amministrativo

Tempi di Erogazione  entro le scadenze previste

Continuità del Servizio   Garantita dal gruppo operativo

Gestione delle Emergenze   Emanuela Andreose   Segretario di Dipartimento


Gestione contratti, emissione avvisi-fatture e incasso. Verifiche periodiche del disponibile per voci di spesa, monitoraggio delle scadenze di fatturazione, su richiesta del docente comunicazione del disponibile residuo.

Personale di riferimento   Emanuela Andreose

Tempi di Erogazione  5 giorni

Continuità del Servizio   garantita dal gruppo operativo

Gestione delle Emergenze   Non prevista


Prestazioni a pagamento: predisposizione certificato di analisi e avviso/fattura e successivo incasso.

Personale di riferimento   Emanuela Andreose

Tempi di Erogazione  2÷3 giorni

Continuità del Servizio   Non prevista

Gestione delle Emergenze   Non prevista