Servizi della segreteria contabile
Ubicazione La Segreteria contabile è situata nell'edificio 00210 (ex centro interchimico), I piano, stanza n. 00210 01 149, 150 e 151
Descrizione del Servizio Il gruppo operativo della segreteria contabile è composto da 8 persone. La Segreteria Contabile gestisce:
- bilancio e contabilità (ordini, pagamento fatture, pagamento assegnisti di ricerca e co.co.co., pagamento missioni, fondo economale, iscrizioni a convegni e società scientifiche)
- adempimenti fiscali (IVA, dogana); procedure di gara e appalto dei servizi
- gestione e rendicontazione dei progetti di ricerca e di formazione alla ricerca
- gestione degli inventari
Destinatari docenti, personale tecnico amministrativo, assegnisti, dottorandi, ospiti, amministrazione centrale e strutture di Ateneo
Gruppo Operativo Emanuela Andreose, Giulia Avitabile (in aspettativa fino al 31/08/2018), Stefania Borin, Barbara Boscaro, Melania Brolis, Roberta Dainese, Silvia Guerzoni, Gessica Solin
Referente per eventuali reclami e gestione criticità Emanuela Andreose e Segretario di Dipartimento
Responsabile del Servizio Segretario di Dipartimento
Giorni e Orari di Apertura Front office: Martedi e Giovedi dalle 10:00 alle 13:00
Mail del Servizio contabile.chimica@unipd.it
Ordini fino a 1.000 €
Presa in carico dell'ordine on line, acquisizione DURC, CIG, e event. dichiarazioni fornitori non schedati, creazione ordine in UGOV, predisposizione firme e fax
Personale di riferimento Front Office
Tempi di Erogazione 7 Giorni
Continuità del Servizio Garantita dal gruppo operativo
Gestione delle Emergenze Garantita dal gruppo operativo
Ordini tra 1.000 e 40.000 €
Presa in carico dell'ordine on line, stesura determina a contrarre se di importo superiore a 10.000 euro, RDO, acquisizione Durc, CIG, e event. Dichiarazioni fornitori non schedati, creazione ordine in UGOV, predisposizione firme e invio ordine
Personale di riferimento Front Office
Tempi di Erogazione 15÷20 Giorni
Continuità del Servizio Garantita dal gruppo operativo
Gestione delle Emergenze Garantita dal gruppo operativo
Ordini superiori ai 40.000 €
Presa in carico dell'ordine on line, verifica della fattispecie dell'acquisto relativamente al codice appalti, eventuale indagine pubblica e/o dialogo tecnico, apertura della scheda SIMOG; stesura della bozza del verbale per il Consiglio di Dipartimento, stesura della documentazione di gara (anche in collaborazione con altri servizi o con il docente richiedente), pubblicazione della gara in MEPA o fuori MEPA; analisi delle offerte ed espletamento delle pratiche amministrative; nomina commissione e stesura del verbale; aggiudicazione provvisoria e definitiva; stipula contratto e pubblicazione dello stesso; chiusura della scheda SIMOG
Personale di riferimento Melania Brolis, Gessica Solin
Tempi di Erogazione 40-70 giorni dalla approvazione in Consiglio di Dipartimento, a seconda della fattispecie di gara
Continuità del Servizio Melania Brolis, Gessica Solin
Gestione delle Emergenze non prevista
Ordini e fatture estere
Presa in carico dell'ordine on line, stesura determina a contrarre, acquisizione CIG, e event. dichiarazioni fornitori non schedati, creazione ordine in UGOV, predisposizione firme e invio ordine
Personale di riferimento Gessica Solin
Tempi di Erogazione 7÷10 giorni
Continuità del Servizio Melania Brolis
Gestione delle Emergenze Emanulea Andreose
Sdoganamenti
Gestione contatti con lo spedizioniere al fine di fornire le dichiarazioni richieste riguardanti caratteristiche dei prodotti importati sottoscritte dal Direttore e da sottoporre alla Dogana. Gestione degli acconti delle spese di Dazi ed eventuali altri oneri ed Iva anticipati dallo spedizioniere mediante fondo economale prima e sistemazione delle operazioni di uscita cassa in Ugov.
Personale di riferimento Melania Brolis, Gessica Solin
Tempi di Erogazione Variabile
Continuità del Servizio Melania Brolis, Gessica Solin
Gestione delle Emergenze Emanulea Andreose
Contratti passivi
Stesura capitolato tecnico (anche in collaborazione con altri servizi) e amministrativo, RdO, stipula
Personale di riferimento Melania Brolis, Gessica Solin
Tempi di Erogazione circa 30 giorni
Continuità del Servizio Melania Brolis, Gessica Solin
Gestione delle Emergenze non prevista
Pagamento fatture
Gestione fattura elettronica, raccolta del documento di trasporto e conformità, verifica DURC/equitalia, verifica conto corrente dedicato, elaborazione fattura UGOV, emissione ordinativo e trasmissione all'Amm.ne centrale
Personale di riferimento Stefania Borin, Silvia Guerzoni
Tempi di Erogazione 20 giorni
Continuità del Servizio Stefania Borin, Silvia Guerzoni
Gestione delle Emergenze Melania Brolis
Quote Associative
Raccolta della richiesta al front office e dell'autorizzazione del Direttore, inserimento della pratica in UGOV con emissione dell'ordinativo e trasmissione alla Amministrazione Centrale
Personale di riferimento Front Office
Tempi di Erogazione 7 giorni dalla data di consegna della richiesta
Continuità del Servizio Silvia Guerzoni
Gestione delle Emergenze garantita dal gruppo operativo
Carta credito
Previo assenso del Segretario di Dipartimento, consegna della richiesta di pagamento in contabilità
Personale di riferimento Melania Brolis
Tempi di Erogazione 1 giorno
Continuità del Servizio non prevista
Gestione delle Emergenze Marco Agnello
Inventario beni
Carico bene da fattura; controllo categoria inventariale corretta; carico bene diretto nei casi in cui non si possa direttamente da fattura, fondo economale o generico di uscita. Controllo patrimoniale di fine anno; chiusure, stampe bilancio a scalare, situazione inventario e pospetto inventario. Ricezione etichette dal Servizio Patrimonio e consengna ai possessori b; Raccolta richieste di scarico da vari servizi del Dipartimento; inserimento nel programma gestionale, presentazione elenco beni da scaricare in Consiglio di Dipartimento, collaborazione con il servizio Sicurezza e Prevenzione (dott.ssa Campadello) e il Servizio Tecnico per lo spostamento fisico del malteriale obsoleto o guasto. Contatti con il Servizio Patrimonio a
Personale di riferimento Barbara Boscaro a, Silvia Guerzoni b
Tempi di Erogazione Carico 10 giorni ricevimento fattura, scarico semestrale
Continuità del Servizio Barbara Boscaro, Silvia Guerzoni
Gestione delle Emergenze Non prevista
Missioni
Ritiro dell'incarico di missione per l'autorizzazione del Direttore; Richiesta di rimborso , verifica della documentazione giustificativa a supporto; inserimento della missione nel sistema gestionale con emissione dell'ordinativo e trasmissione alla Amministrazione Centrale; Anticipi e quote di iscrizioni: raccolta della richiesta e dell'autorizzazione del Direttore, inserimento della pratica in ugov con emissione dell'ordinativo e trasmissione alla Amministrazione Centrale
Personale di riferimento Front Office
Tempi di Erogazione Incarico 2÷3 giorni; rimborso 30 giorni dalla richiesta; anticipi 7 giorni dalla richiesta
Continuità del Servizio garantita dal gruppo operativo
Gestione delle Emergenze garantita dal gruppo operativo
Telefonia fissa e mobile
Telefonia fissa: modifiche assegnazioni e abilitazioni, censimento e verifica linee telefoniche, ripartizione spese personali (in collaborazione con segreteria di direzione). Telefonia mobile: gestione contabile contratto e rapporti col fornitore; liquidazione fatture e ripartizione spese tra i gruppi di ricerca; gestione cessazioni e modifiche contrattuali (in collaborazione con Segreteria di Direzione).
Personale di riferimento Melania Brolis
Tempi di Erogazione 1 giorno
Continuità del Servizio Segreteria di Direzione
Gestione delle Emergenze Segreteria di Direzione
Fondo economale
Consegna documentazione e ritiro rimborso presso il front office dopo la verifica contabile
Personale di riferimento Front Office
Tempi di Erogazione 2÷5 giorni
Continuità del Servizio Gessica Solin
Gestione delle Emergenze Gessica Solin
Recuperi interni e note addebito esterne
Raccolta dati dei servizi pagati anticipatamente dal dipartimento (magazzino, telefonia fissa e mobile, fotocopie, risme carta, spedizioni, prelievi azoto, soffieria, officina, lab. Elettronica), elaborazione dati con suddivisione spese per gruppi di ricerca, comunicazione ai docenti, operazioni di addebito sui fondi di ricerca, emissione note di addebito per enti esterni
Personale di riferimento Silvia Guerzoni, Roberta Dainese
Tempi di Erogazione semestrale
Continuità del Servizio Melania Brolis
Gestione delle Emergenze Non prevista
Ospiti: rimborsi spese o compensi
Compilazione lettere invito da parte del docente e modulo per rimborso spese o compenso da far firmare al direttore per autorizzazione, compilazione moduli fiscali, notula (solo per seminari) e copia documento identità dell'ospite, se straniero richiesta codice fiscale tramite servizio Amm.ne Centrale, inserimento incarico in Ugov con emissione dell'ordinativo e trasmissione all'Amm.ne Centrale.
Personale di riferimento Stefania Borin
Tempi di Erogazione previa verifica dei fondi disponibili, per ospite italiano 7÷10 giorni, per ospite straniero 7÷10 giorni dal rilascio del Codice Fiscale
Continuità del Servizio Gessica Solin
Gestione delle Emergenze Non prevista
Contratti Co.Co.Co, Borse di ricerca, Lavoro autonomo occasionale o professionale
Presa in carico della documentazione da parte della Segreteria Scientifica, inserimento contratto e pagamento del corrispettivo nelle rate prestabilite con emissione compensi, ordinativo di pagamento e trasmissione all Amministrazione Centrale; Presa in carico della documentazione da parte della Segreteria Scientifica, inserimento contratto e pagamento del corrispettivo nelle rate prestabilite con emissione dei compensi, ordinativo di pagamento e trasmissione all Amministrazione Centrale
Personale di riferimento Stefania Borin
Tempi di Erogazione 10 giorni dalla data di scadenza della mensilità prevista nel contratto
Continuità del Servizio Gessica Solin
Gestione delle Emergenze Non prevista
Assegni di ricerca
Verifica della disponibilità dei fondi alla richiesta di attivazione dell'assegno; alla firma del contratto viene registrato il costo nel gestionale in attesa della richiesta di trasferimento delle somme all'Amministrazione Centrale
Personale di riferimento Gessica Solin
Tempi di Erogazione variabile
Continuità del Servizio Stefania Borin
Gestione delle Emergenze Non Prevista
Didattica di supporto
Verifica della disponibilità dei fondi, verifica della documentazione avuta dalla Segreteria Didattica, inserimento contratto nel sistema gestionale con emissione ordinativo di pagamento e trasmissione all'Amministrazione Centrale
Personale di riferimento Stefania Borin
Tempi di Erogazione 7 giorni dal ricevimento della documentazione dalla Segreteria Didattica
Continuità del Servizio Gessica Solin
Gestione delle Emergenze Non prevista
Progetti di ricerca in ambito istituzionale e UE
Supporto alla gestione contabile dei progetti fino ad arrivare alla rendicontazione e succevisi audit. Verifiche periodiche del disponibile per voci di spesa, controllo della corretta imputazione delle spese, monitoraggio delle scadenze di fatturazione, predisposizione del rendiconto finale secondo le regole specifiche del singolo progetto.
Personale di riferimento Ogni progetto viene assegnato ad un referente amministrativo
Tempi di Erogazione entro le scadenze previste
Continuità del Servizio Garantita dal gruppo operativo
Gestione delle Emergenze Emanuela Andreose Segretario di Dipartimento
Progetti in attività commerciale
Gestione contratti, emissione avvisi-fatture e incasso. Verifiche periodiche del disponibile per voci di spesa, monitoraggio delle scadenze di fatturazione, su richiesta del docente comunicazione del disponibile residuo.
Personale di riferimento Emanuela Andreose
Tempi di Erogazione 5 giorni
Continuità del Servizio garantita dal gruppo operativo
Gestione delle Emergenze Non prevista
Prestazioni a pagamento
Prestazioni a pagamento: predisposizione certificato di analisi e avviso/fattura e successivo incasso.
Personale di riferimento Emanuela Andreose
Tempi di Erogazione 2÷3 giorni
Continuità del Servizio Non prevista
Gestione delle Emergenze Non prevista
